Gestores criam estratégias para aumentar produtividade de reuniões

Diretora de uma consultoria, Selene Ferreira teve uma ideia para aumentar o desempenho da equipe durante uma reunião. A proposta poderia colocar em dia a entrega de documentos que há tempos batalhava para conseguir.

"Dividi todos em grupos e transformei a reunião em uma grande gincana", conta ela. Em troca, prometeu aos vencedores bônus em dinheiro e promoções. "Foi uma ideia maluca que deu muito certo", resume.

A competição excedeu as paredes da sala de reuniões e deu resultados. "No dia seguinte, recebi documentos que pedia há um mês", afirma ela, revelando que já pensa em repetir a experiência em outras equipes da organização.

O caso de Ferreira mostra como uma reunião eficiente -- e nem sempre presa aos padrões -- faz diferença para aumentar o desempenho das equipes.

"O nível de formalidade depende do estilo da empresa, mas é preciso que todos tenham liberdade de colocar suas ideias durante a conversa", afirma Laerte Oliveira, diretor da Nota 10, consultoria em gestão empresarial.

Uma reunião de sucesso, que realmente impacte o desenvolvimento da equipe, deve ser estruturada a partir de uma meta, explica Oliveira. "É importante dividir com todos a responsabilidade de buscar esse objetivo."

É o que faz a executiva Viviane Gonzalez, da Business Partners Consulting. "Planejo reuniões semanais para o ano todo e com tema definido", conta. Para ela, uma reunião direta, rápida e com espaço para perguntas de todos é sinônimo de eficiência.

PRODUTIVIDADE

O consultor Laerte Oliveira dá cinco dicas para tornar encontros com a equipe mais eficazes:

• Agende a reunião com antecedência, para que todos possam ir munidos de informações
• Defina início e fim do encontro, que não deve passar de 60 minutos. Reuniões extensas tiram o foco
• Procure resolver cada assunto em apenas uma reunião
• Use técnicas de "brainstorming" -- todos os presentes devem dar ideias sobre o assunto discutido sem medo de errar
• Cada participante deve sair do encontro sabendo qual é sua parte no objetivo proposto, o tempo necessário para alcançá-lo e a data da próxima reunião