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02/11/2014 - 02h00

Executivo deve ter plano para escapar dos 'vilões do tempo; veja 10 deles

BRUNO BENEVIDES
DE SÃO PAULO

Responder a e-mails, atender telefonemas, participar de reuniões, gerenciar o trabalho da equipe, falar com parceiros e clientes e, também, ter tempo para pensar em estratégias. A lista de tarefas de um executivo é enorme, por isso é essencial que ele planeje seu tempo.

"As pessoas não veem um tempo como um recurso. Ele deve ser pensado, assim como o gestor pensa no pessoal e na questão financeira", afirma Carlos Alberto Martins, coordenador do curso de administração do tempo da FGV-Cademp.

Uma pesquisa feita por ele com cerca de 800 executivos mostrou quais são os principais desperdiçadores de tempo. Falar muito ao telefone, reuniões intermináveis ou não saber delegar tarefas estão entre os problemas apresentados (veja quadro na página. 4).

Danilo Verpa/Folhapress
Samir Aziz, cofundador e diretor de marketing da Itaro
Samir Aziz, cofundador e diretor de marketing da Itaro

O primeiro passo é definir quais atividades são mais importantes e quais são secundárias –isso é importante inclusive para que a equipe saiba qual é o foco da empresa.

Antonio Carlos Soares, presidente da empresa que produz o aplicativo de produtividade Runrun.it, diz que os profissionais devem se concentrar mais no que tem mais impacto para a organização. "Não é entregar mais itens, mas, sim, aqueles que têm mais relevância. Você precisa de um trabalho de alinhamento e de disciplina para identificar quais são as prioridades", afirma.

Samir Aziz, cofundador e diretor de marketing da loja on-line de peças Itaro, faz esse planejamento dele mesmo e de sua equipe.

"Mensalmente definimos os projetos nos quais vamos nos concentrar", afirma Aziz. A partir daí, ele usa uma técnica conhecida no mercado como OKR (sigla para objetivos e resultados-chave, em inglês), que é utilizada em empresas de tecnologias como a Intel e o Google.

Quando estou trabalhando, não paro para jogar um jogo, para falar com amigos no WhatsApp. Quando estou com meus filhos, estou com eles Fernando Guntovitch presidente da The Group

O método OKR estabelece que o gestor defina objetivos para a equipe ou cada profissional. Essas metas devem ser quantificáveis, para que sua progressão possa ser acompanhada (veja mais na página 12).

Com esses dados, Aziz, da Itaro, traça os objetivos diários, semanais e mensais que devem ser cumpridos por ele e sua equipe.

"O tempo está cada vez mais precioso", diz Fernando Guntovitch, presidente da agência de marketing The Group. Como é contratado para produzir eventos que, muitas vezes, precisam ser organizados em 24 horas, ele criou técnicas para gerenciar o tempo.

Ele autorizou funcionários a fazer a sua própria rotina, desde que mostrem resultados. Para fugir do trânsito, por exemplo, alguns preferem trabalhar de casa de manhã e chegam mais tarde ao trabalho. "Por mim, ok, desde que a pessoa faça seu trabalho", afirma.

Ele afirma que o importante é ter foco. "Quando estou trabalhando, não paro para jogar um jogo, para falar com os amigos no WhatsApp. Quando estou com meus filhos, estou com eles. Se você administra bem, dá para criar esse balanço", afirma.

Karime Xavier/Folhapress
Fernando Guntovitch, presidente da agência The Group
Fernando Guntovitch, presidente da agência The Group

Diariamente ele faz uma agenda com as tarefas que precisa realizar. Quando está parado no trânsito, indo ao trabalho, aproveita para fazer as ligações que precisa. "É uma forma de ganhar tempo."

Pensando em fazer o dia render mais, Antonio Pina, diretor de tecnologia e operações da Mandic, implementou uma série de medidas dentro da empresa de TI.

Entre elas, estabeleceu um limite para as reuniões. "Depois que dá o tempo, eu corto, mesmo se a pessoa está no meio da frase."

Resposta por e-mail também só pode ser feita uma vez –se o tema exigir mais do que isso, um telefonema é mais indicado. "Você bota a mão no telefone, liga e combina tudo", explica.

"Muitos e-mails são inúteis. A pessoa só quer mostrar que está trabalhando."

Veja os vilões do tempo:

FORA DA HORA
O tradicional atraso brasileiro gera uma série de problemas, como descrédito e comportamentos defensivos. É importante cumprir corretamente os horários

FALTA DE PRIORIDADES
O executivo deve criar uma lista de assuntos, dando ênfase aos mais importantes. Isso serve para orientar os funcionários

TRABALHO DA SECRETÁRIA
Ela é figura indispensável para a gestão do tempo. É preciso definir, por exemplo, sua autoridade na recepção da correspondência e na filtragem de atendimentos e de ligações

INCAPACIDADE DE DIZER NÃO
Muitos chefes nunca negam um pedido de um subordinado, o que pode gerar trabalhos inacabados e resultados ineficientes

SOLICITAÇÕES DA HIERARQUIA
Executivos relatam que tanto superiores quanto colegas consideram que podem entrar na sala a qualquer hora

PRESSA
Tentar resolver tudo rapidamente em geral atrapalha mais do que ajuda. Profissionais tendem a esquecer que o tempo é um recurso e deve ser planejado e organizado como tal

SOLICITAÇÕES DE COLABORADORES
É comum um funcionário encontrar um problema e repassá-lo ao gestor. Assim, o executivo assume mais uma responsabilidade

TRABALHO INTELECTUAL
É comum o profissional deixar atividades como leituras e análises para depois do expediente, sem separar um horário para isso

REUNIÕES
É preciso estabelecer uma agenda clara para os encontros e saber como conduzi-los para que mantenham o foco

TELEFONE
Para não virar escravo do telefone, é preciso estabelecer uma triagem, indicando quais ligações vale a pena atender imediatamente

 

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