Aprenda a escolher corretamente um programa de gestão para pequenas empresas

Entre os benefícios gerais dos programas de gestão financeira "na nuvem" estão o custo menor de contratação (há opções gratuitas e de R$ 24,90 a R$ 500 por mês), a possibilidade de funcionar em qualquer computador ligado a internet, a não cobrança de licenças de software e a necessidade de menos pessoal para lidar com as rotinas de controle.

Mas há cuidados a serem tomados para escolher um SIG (sistema integrado de gestão) apropriado para cada tipo de empresa. O coordenador do Centro de Tecnologia e Informação Aplicada da Escola de Administração de Empresas FGV-SP (Fundação Getulio Vargas), Alberto Luiz Albertin, esclarece primeiro que não há solução 100% adequada para uma empresa. "Cada companhia tem sua cultura, história e processos e é impossível mudar todos eles", diz.

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A partir dessa percepção, o empresário precisa então investigar profundamente como sua empresa funciona e decidir o que é viável e proveitoso ser mudado.

Depois, devem ser procurados os programas que cheguem o mais próximo de atender a todas essas demandas. A partir daí, segundo Albertin, devem ser avaliados os custos de assinatura, treinamento e implantação do programa.

"Precisa ser avaliado se os ganhos de produtividade e redução de custos com o novo programa vão compensar todo o investimento. Vale lembrar que a empresa também precisa se adaptar ao software, isso precisa ser avaliado", destaca.

SEGURANÇA
A segurança dos dados é outra preocupação ao utilizar esses programas. Roberto Marins, professor de gestão de processos, sistemas de informação e gestão empresarial e planejamento de capacidade da Fiap, afirma que qualquer tipo de sistema empresarial tem vulnerabilidades, mas conhecer alguns itens são essenciais antes de começar a usar um programa.

Um dos protocolos de segurança mais comuns em "cloud computing" é o SSL, o qual permite que aplicativos cliente/servidor possam trocar informações em segurança por meio da autenticação das partes envolvidas.

"O programa também precisa oferecer recursos como backup diário das informações em locais distintos e, o mais importante, o compromisso de confiabilidade dos dados precisa estar formalizado nos contratos", diz.

PROMISSOR
Entre os especialistas de negócios e TI (Tecnologia da Informação) também há uma avaliação de que os novos SIGs preenchem uma lacuna de mercado: atender o crescimento das pequenas empresas no Brasil.

A professora de TI do Coppead/UFRJ (Instituto de Pós-Graduação e Pesquisa em Administração) Elaine Tavares comenta que as ferramentas tecnológicas de gestão financeira existentes até então só atendiam grandes ou médias empresas e os custos de licenças, implantação e suporte não compensavam para uma pequena empresa.

"Foi vendo essa oportunidade que surgiram os SIGs em computação em nuvem. Alguns programas são mais genéricos e outros oferecem customização e tratam de nichos específicos, como gestão de e-commerces. Esse movimento cresceu tanto que algumas start-ups bem-sucedidas de SIGs já foram compradas por empresas maiores interessadas em aumentar sua fatia de mercado."