Confira 5 dicas para escrever e-mail corporativo corretamente

Todo profissional deve se preocupar com a comunicação escrita dentro das empresas. Os e-mails, ferramentas cotidianas da vida dos funcionários, devem ganhar atenção especial nesse ponto.

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Segundo a instrutora de comunicação escrita do Centro de Pesquisa, Desenvolvimento e Educação Continuada (CPDEC), Vivian Cristina Rio, escrever corretamente um e-mail é importante porque, por meio da linguagem, transmitem-se o conhecimento e a organização de quem redigiu o texto.

"O texto pode construir ou denegrir a imagem de um profissional", afirma a instrutora, que ministra palestras sobre o tema em empresas como Nestlé, CPFL, Villares Metals e Volkswagen.

Confira abaixo as dicas para não passar vergonha ao escrever um e-mail no trabalho:

DOCUMENTO

Lembre-se de que e-mail é um documento, por isso, tudo que for redigido fica registrado e pode ser usado contra/a favor de você mesmo. Ao começar, escreva o assunto dele de forma clara, objetiva e concisa.

RESPEITO

Coloque-se no lugar de quem receberá sua mensagem para verificar se a mensagem está clara, polida e assertiva.

Não escreva palavras em caixa alta. Essa formatação pode dar a impressão, em vários idiomas, de que o locutor está "gritando". Se quiser destacar alguma ideia, use negrito, cor de destaque, sublinhado.

SAUDAÇÕES

Redija sempre saudação inicial e final, com grau de formalidade adequado. "Prezado" e "atenciosamente" são maneiras bem formais de iniciar e terminar um e-mail.

"Bom dia", "olá", "abraços" são maneiras menos formais, mas condizentes com mensagens para interlocutores mais próximos/conhecidos. Reconheça seu interlocutor.

OBJETIVO

Deixe claro o objetivo da mensagem e procure escrever uma frase final para retomá-lo.

Por exemplo, se solicitou uma ação ou informação, encerre o e-mail com a frase "aguardo seu retorno"; se informou algo, finalize com "qualquer dúvida, estou à disposição".

CONCISÃO

Seja conciso e procure escrever frases curtas. E-mails longos, com períodos extensos tornam a mensagem menos clara e atrativa ao leitor.

Escreva em tópicos, se necessário, para garantir melhor organização das ideias e concisão. Dê espaço entre os parágrafos para facilitar a leitura.

Mas evite palavras abreviadas --principalmente em e-mails formais. Passa-se a impressão de pressa e/ou falta de cuidado com o interlocutor.