Encurtar as reuniões vira meta

Há reuniões sem regras definidas, em que ninguém conduz a discussão de forma objetiva, não se decide sobre o item em pauta e em que os participantes se dispersam com conversas paralelas.

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Especialistas em organização da empresas, como Joyce Baena, da La Gracia Design, e Christian Barbosa, da Triad PS, dizem que é comum ouvir esse tipo de reclamação de seus clientes.

Segundo eles, uma reunião deve ter pauta definida, além de um condutor, um relator (que irá anotar o que os participantes disseram e quais decisões tomaram) e ter o menor número possível de pessoas na sala.

	Zé Carlos Barreta/Folhapress
	Renata Bokel, vice-presidente de planejamento da AgênciaClick Isobar, usa videoconferência como alternativa à reunião

A queixa mais comum das empresas, de acordo com eles, é a frequência com que os encontros acontecem.

Baena considera que reuniões são cada vez mais comuns porque, hoje, as empresas "não acreditam mais em tomada de decisão de uma pessoa sozinha". É uma maneira que dirigentes encontraram para não ter que "bancar" uma medida que pode ser inadequada. Ela chama essa tendência (a de várias pessoas se juntarem para resolver algo de forma coletiva) de "horizontalização".

Outra explicação para a frequência de reuniões é que os profissionais estão acostumados a elas. "As pessoas se sentem confortáveis ao olhar no olho do interlocutor. Não acho errado fazer reuniões: o problema é marcar uma a cada cinco minutos."

MENOS É MAIS

Para diminuir o número de reuniões, diz Baena, o ideal é promover encontros somente entre os profissionais-chave para cada assunto. Como menos pessoas participam, menos tempo na agenda é perdido.

Ela recomenda que, depois de tomar a decisão, faça-se uma apresentação para informar o que ficou acordado.

"Em uma apresentação, uma pessoa fala e as outras escutam. É mais fácil."

Outra maneira de diminuir o número de reuniões é trocar o encontro físico por um não presencial, como uma videoconferência por Skype, ou mesmo teleconferência. "A tecnologia está a serviço disso [cortar reuniões]", diz a vice-presidente de planejamento da AgênciaClick Isobar, Renata Bokel, 38.

Ela estima que, hoje, cerca de 20% das reuniões das quais ela participa sejam
conduzidas dessa maneira. "Eu adoraria que fosse mais, pois conferências por vídeo ou telefone evitam deslocamentos e custos."

	Zé Carlos Barreta/Folhapress
	Rinaldo Fava, diretor da Added STI, que estabeleceu regras para os encontros profissionais

Davi Bertoncello, 30, diretor-executivo da empresa de pesquisa Hello Research, afirma que uma política de informalidade nas relações profissionais também auxilia a diminuir o número de reuniões. "Com as portas abertas, tudo fica mais fácil. É só dar um toque, falar e sair rápido", diz.

A ORIGEM

Mas não é só a frequência das reuniões que faz as empresas sofrerem. "Eu percebia que a reunião tinha um tom de chatice, de improdutividade, de mesmice e era enfadonha." Quem afirma é Rinaldo Fava, 46, um dos sócios-diretores da empresa de TI Added STI.

"Um encontro de adolescentes de 15 anos para fazer um trabalho de escola é idêntico a uma reunião de executivos", diz Christian Barbosa, que é autor do livro "Estou em Reunião" (editora Agir, 168 págs., R$ 29,90).

Ele considera que o atraso inicial, a conversa sem relação com o assunto e as interrupções são típicos tanto de jovens estudantes fazendo um trabalho em equipe quanto de profissionais reunidos.

Parte da explicação da ineficácia das reuniões, para Barbosa, vem da falta de orientação das escolas.

Quando adultas e já profissionais, as pessoas simplesmente reproduzem o formato "por osmose", ele diz.

AS REGRAS SÃO CLARAS

Para evitar a perda de tempo de reuniões assim, Fava e os colegas da Added STI começaram a se policiar -designando uma pessoa para marcar o tempo com um cronômetro (não poderiam passar de uma hora) e chamando a atenção de alguém que falava sobre algo que não era o assunto. Os profissionais foram se adaptando às regras e, hoje, elas não são sempre reforçadas, porque as pessoas aprenderam a conduzir uma reunião produtiva, segundo Fava.

Na fabricante Honda, a política para dinamizar as reuniões tem um nome: "limite 15". Consiste no seguinte: há um máximo de 15 páginas de material a ser discutido, 15 minutos para a apresentação das questões relevantes a cada reunião e outros 15 minutos para a tomada de decisão.

Essas regras foram adotadas em agosto de 2012. Segundo Rodolfo César Barão, gerente de RH, elas deram resultados como mais agilidade e maior envolvimento dos participantes, que acabam entendendo melhor o que fazer com o projeto discutido.