Veja 11 dicas para realizar um evento corporativo de sucesso

Eventos corporativos são grandes oportunidades para uma empresa aumentar seus laços com clientes, fornecedores e outros diversos públicos. Para o diretor da Agência Um, Ronaldo Bias Ferreira, um evento de sucesso é fruto da inteligência coletiva compartilhada entre os talentos da agência, os clientes e os parceiros do mercado.

"O universo corporativo mudou e as empresas estão percebendo a importância do marketing ao vivo para garantir resultados. Essa visão está abrindo portas para os investimentos em eventos - e é claro que quanto maior a verba destinada, menor a possibilidade de se deparar com os chamados 'aventureiros'. É com experiência e muito trabalho que se constrói um evento de sucesso", considera ele.

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O especialista selecionou 11 dicas principais para elaborar um evento corporativo de sucesso.

1 - Budget (orçamento)
Saiba adequar boas ideias aos recursos disponíveis para o evento. Nesta fase, muita criatividade e boas parcerias ajudam a otimizar os recursos. Jamais iluda o cliente. Se a verba não é possível para garantir as condições básicas de um evento, a melhor solução é a transparência: ofereça outro formato de ação ou simplesmente tenha a coragem de dizer "não". Lembre se ainda que o planejamento é o maior aliado do budget. Uma simples caneta pode custar R$ 1, se for comprada com dois meses de antecedência, ou R$ 10, na véspera de um evento.

2 - Planejamento
Saber ouvir é o segredo. Entender o desafio é o objetivo e fazer as perguntas certas é o caminho. Cliente gosta de falar e, geralmente, já tem algo em mente. Entenda o contexto, amplie a visão pesquisando o mercado e garanta soluções inovadoras. Às vezes, é preciso ir fundo no negócio para proteger o cliente dele mesmo.
Nota: é importante lembrar também que o gosto pessoal nem sempre combina com gosto coletivo do público que queremos atrair para o evento.

3 - Fornecedores
São eles que entregarão o sonho que construímos junto com o cliente. Uma agência não sobrevive sem uma forte cadeia de fornecedores. Um bom parceiro não se descobre na pressão de um evento, portanto, conheça antes os seus fornecedores, ajude-os a otimizar recursos, divida com eles os desafios de seus clientes. Uma agência representa uma gama de fornecedores, muitas vezes concorrentes entre si. É preciso administrar este desafio com regras claras para garantir um leque de boas opções. E não se esqueça: negócio sustentável precisa ser bom para todos os lados. Reconheça o valor dos serviços e produtos dos bons fornecedores.

4 - Documentação
Um evento reúne inúmeras empresas e profissionais; geralmente, consome dias ou meses de trabalho. Tudo deve ser documentado com detalhes, apontando os deveres e direitos de cada parte envolvida. É o registro organizado das informações que permite o trabalho em equipe e o comprometimento de todos os envolvidos no processo. É neste momento que garantimos a reserva do local do evento, a segurança dos convidados, o investimento prévio de um fornecedor, a entrega de um brinde, o bloqueio da agenda de uma personalidade ou até mesmo as penalidades previstas, em caso de cancelado do evento por parte do cliente.

5 - Sedução
Um evento é como um espetáculo e tem uma condição básica para existir: a presença do público. Nesta fase, é necessário entender os interesses deste público, para motivá-lo a aceitar um convite e prestigiar o evento. Não acredite no primeiro "sim". Para garantir a presença dos convidados que desejamos é preciso criar uma estratégia de comunicação que tem início, pelo menos, 40 dias antes da data.

6 - Interatividade
Muita tecnologia e inovação para mostrar modernidade e surpreender o seu cliente e os convidados do evento. Interagir com os convidados vai além de um RSVP (confirmação de presença). Sistemas de hotsite pré-evento, linhas de 0800, e-mail marketing e a utilização das redes sociais para interagir com os convidados demonstram clareza e criam intimidade. Dê dicas do que ele encontrará no evento, mas lembre-se de reservar momentos lúdicos para surpreendê-los.

7 - Materiais
Nesta busca por um planeta sustentável, é importante manter a coerência nas propostas de material gráfico, brindes e cenografia, entre outros. Busque soluções que sejam reaproveitadas ou que possam ser reaproveitadas pelos participantes do evento. A palavra é "utilidade". Hoje em dia não cabe mais um discurso super alinhado no palco e, em seguida, agradecer a presença dos convidados com brindes distribuídos em sacolas ou embalagens grandiosas para impressionar os participantes. O bom senso é um sinal de respeito ao convidado.

8 - Transporte
Este é um assunto sempre delicado, principalmente frente à falta de infraestrutura das grandes metrópoles. A primeira dica é não cair na tentação de contratar a empresa mais barata. Só um fornecedor devidamente preparado pode garantir a documentação necessária, o seguro das pessoas transportadas e os profissionais com boas ferramentas de telecomunicação para garantir a eficiência dos serviços contratados. Acredite: a informação recebida na hora certa pode ser a única aliada para garantir o sucesso da logística de transporte de um evento. É com informação prévia e segura que acalmamos os ânimos e nos antecipamos com novas soluções para os clientes.

9 - Montagem
Transforme o evento em uma experiência única. Antes de partir para o local do evento, faça um check list para não esquecer nenhum item e não atrapalhar o cronograma de ação. É responsabilidade de uma agência coordenar e acompanhar a entrega dos serviços dos fornecedores in loco. Atenção especial às questões de segurança de todo o staff. Grandes cenografias, altura dos salões, pontos de eletricidades, geradores de alta tensão... todos esses itens exigem atenção redobrada. Ainda antes do evento, reserve espaço para os ensaios. Garanta o compromisso de todos os envolvidos, inclusive o cliente, nos ensaios técnicos e artísticos do evento.

10 - O evento
O grande dia. Cada área de um evento precisa de um líder, portanto, reúna todo o staff, envolva as pessoas no objetivo do evento, cheque dúvidas finais e renove o compromisso de todos com o projeto. Lembre-se de deixar sempre uma pessoa influente de sua equipe para acompanhar o cliente. É por meio dela que receberemos sinais antecipados de eventuais correções. No dia do evento, detalhes pequenos podem comprometer toda uma entrega. Um microfone não ajustado no palestrante, uma porta entreaberta sem um responsável pode atrapalhar a magia do filme de abertura, um rádio ligado dentro da sala pode causar ruídos e um olhar de repreensão do cliente... Fique atento!

11 - Pós-evento
O pós-evento é uma das etapas mais complexas e importante para quem trabalha neste segmento. O primeiro ponto é a ser trabalhado é o relacionamento com os participantes. Garanta que todos receberão eventuais fotos, filmes ou conteúdos prometidos pelo cliente durante o evento. O segundo ponto é o cliente: notas fiscais devidamente alinhadas com as prévias aprovações, relatórios rápidos e detalhados, budget respeitado e materiais devolvidos de forma organizada. É isto que o cliente espera de uma boa agência. Terceiro ponto: pós-evento interno de uma agência: zelar para que todos os compromissos com os fornecedores sejam honrados nas datas acordadas, dar feedback para todos os envolvidos no processo, compartilhando elogios ou pontos de melhoria para os pró ximos eventos.